Przed wyprawieniem imprezy firmowej koniecznym jest pamiętanie przez przedsiębiorców, że fiskus kwestionuje wydatki przeznaczane na imprezę współpracowników przypadające na tzw. samozatrudnionych (czyli prowadzących własną działalność), osoby na zleceniach, a także gości z zewnątrz, np. kontrahentów czy przedstawicieli władz samorządowych.
Fiskus uznał, że zaproszenie na taką imprezę współpracowników jest działaniem reprezentacyjnym. Ma bowiem na celu poprawę wizerunku spółki wobec osób trzecich. Reprezentacja jest wyłączona z kosztów, wydatków przypadających na podwykonawców nie można więc ich odliczyć (interpretacja nr 0111-KDIB1-3.4010.346.2023.2.JG, interpretacja nr 0111-KDIB2-1.4010.171.2023.3.KK).
Powyższe stanowisko skarbówki powoduje, że firmy dzielą wydatki na imprezy, z reguły proporcjonalnie, na podstawie listy zaproszonych osób.
Jeżeli nie chcemy tego robić, zadbajmy by na przyjęciu znalazło się jak najwięcej akcentów zawodowych:
- podsumowanie kwartału,
- wyróżnienie liderów załogi,
- prezentacja biznesowych planów na przyszłość,
co na pewno będzie dodatkowym argumentem, w razie ewentualnej kontroli skarbówki, za rozliczeniem wydatków w podatkowych kosztach.
Pamiętajmy też, że fiskus zakwestionuje wydatki na alkohol. Nawet jeśli na spotkaniu będą sami pracownicy.
Nie ulega wątpliwości, że fiskus nie powinien zmuszać przedsiębiorców do sztucznego dzielenia kosztów. Trudno jednak liczyć na złagodzenie stanowiska skarbówki, bo sądy z reguły stają po jej stronie. Na przykład w wyroku z 19.10.2022 r., II FSK 572/22, Legalis, NSA stwierdził, że firmę łączą z samozatrudnionymi powiązania biznesowe zakładające równorzędność i niezależność. I nie można uznać za koszt wydatku na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnego biznesu. Zdarzają się jednak też korzystne dla podatników orzeczenia. WSA w Poznaniu w wyroku z 21.4.2023 r., I SA/Po 114/23, Legalis, przyznał, że współpracownicy są stałym elementem zespołu, uczestnicząc w projektach na podobnych zasadach co pracownicy. Nie stanowią klientów spółki. Nie można więc twierdzić, że przypadające na nich wydatki są wyłączoną z kosztów reprezentacją.